حسنا…لقد قمت بتحديد مهامى وكتبت قوائم مشترياتى وملاحظاتى والمواعيد الخاصة بى وبالعائلة وبدأت فى تنفيذ خططى المختلفة ولكن…. لا استطيع إتمام كل هذه المهام ولا أجد حتى وقتا للراحة… ماذا أفعل؟!! عندما نجد أنفسنا أحيانا غارقين فى جداول أعمالنا والوقت لا يكفى، لا مشكلة فنحن نحتاج فقط إلى تنظيم لهذا الوقت ووضع أولويات حتى نتمكن من التغلب على هذه القوائم والسيطرة على الوقت.
إليكم بعض الإقتراحات لكيفية كتابة القوائم المختلفة وكيفية متابعتها بما يتيح لنا تنفيذها ويتناسب مع أوقاتنا.
١. تجميع القوائم والملاحظات المختلفة: لو أنك تكتبين فورا ما تريدين عمله او ما تحتاجين شراؤه فى أقرب ورقة تقابلك ظنا منك أنك الطريقة لن تنسيها، ويصبح لديك الكثير من الأوراق والقصاقيص فهذا فى حد ذاته غير مشجع على التنفيذ. ولذلك عليك تجميع أوراقك وجداول أعمالك كلها فى مكان واحد سواء قائمة مجمعة أو أجندة خاصة صغير] (كمنظم الأعمال) تحمليها دائما فى حقيبتك ويمكنك تقسيمها إلى عدة أجزاء حسب احتياجاتكك كجزء للمشتروات وآخر للمصروفات وجزء لأعمالك الهامة. ثم اعملى على المهم فالأهم حسب الأولويات.
٢. التفويض وطلب المساعدة: يجب أن نعترف أنه لن يمكننا القيام بكل شىء بمفردنا دائما وفى أغلب الظن ستجدى بعض المهام يمكنك تفويضها لأحد غيرك للقيام بها كسؤال البواب شراء بعض الطلبات للمنزل او إرسال الأبناء. نحن كمدراء للبيوت نتحمل المسئولية بشكل يقنعنا انه لن يتم القيام بمهمة ما على أكمل وجه إلا عندما نقوم بها بأنفسنا. ولكن قد يكون هذا محبطا بعض الشىء وعلينا الاقتناع بالعكس.
٣. مراجعة وتعديل قائمتك: والآن بعد أن تم تجميع كل المهام والقوائم فى مكان واحد قومى بمراجعتها، هل كل مهمة أو بند موجود فى قائمته الصحيحة؟ قومى بالتعديل إذا لزم الأمر. قد نعتقد فى كثير من الأمور أننا ملزمين بالقيام بها فى حين انها قد لا ترتبط بنا أو بعائلتنا بشكل مباشر أو ضرورى. حاولى بقدر الإمكان الاستغناء عن المشاوير أو الأعمال الغير ضرورية التى تخرج عن نطاق مسئولياتك، فوقتك لن يسمح.
عليك أيضا مراعاة التاريخ، فلا تضعى على جدول اليوم مثلا، احتياجاتك لعزومة ميعادها الشهر القادم، حتى لا تأخذ من تفكيرك وقتا ليس مخصصا لها. رتبى احتياجاتك طبقا للمواعيد الأقرب أولا.
٤. والآن…إعملى على أولوياتك: حتى تتخلصى من بعض المهام وبالتالى بعض القوائم كاملة، ابدأى فى تنفيذ المهام تبعا لأولوياتك المحددة مسبقا. منطقيا سيكون التنفيذ بالمهم أولا ثم الأهم طبقا لتصنيفاتك السابق شرحها. ثم يأتى بعد ذلك عامل الوقت فأنت تقومين بالمهام حسب الوقت المتاح لديك، وما لم يمكنك تنفيذه اليوم يستكمل تلقائيا فى اليوم التالى.
٥. تنظيم وتنظيف القوائم: ليس بكتابتك للاحتياجات والمهام فقط يتم تحقيق الهدف، ولكن يجب عليك أيضا تنظيم أوراقك حتى تمنعى التكرار أو النسيان. يمكنك القيام بمتابعة أعمالك وتحديث قوائمك فى كل ليلة وعند وقت استرخائك، ويكون ذلك بشطب المهام التى نفذت وستشعرين كم هذا مشجع الإحساس بالإنجاز. وستلاحظين أن المهام ذات الأولوية الأعلى تم شطبها أسرع وبذلك تزداد درجة التشجيع النفسى على استكمال المهام فى اليوم التالى. ويمكنك ايضا هنا تأجيل بعض الأعمال أو إعادة جدولتها بما يتناسب مع ظروفك اليومية. وعندما تصبح قائمتك او أجندة أعمالك مرتبة ونظيفة سيظل لديك الدافع على العمل عليها.
